Các Lỗi Thường Gặp Trong Mail Merge, Lỗi Mail Merge Không Hiển Thị

Định dạng số trong Mail Merge của Microsoft Word là 1 tính năng có lợi nhưng đôi khi, nó cũng tạo ra lỗi. Dưới đó là cách khắc chế lỗi Mail Merge ko hiển thị hay sửa lỗi định dạng số vào Mail Merge.

Bạn đang xem: Các lỗi thường gặp trong mail merge

Microsoft Word chắc chắn là là ứng dụng soạn thảo văn phiên bản không thể thiếu hụt trên sản phẩm tính của không ít người hiện tại nay. Nguyên lý này mang tới cho những người dùng 1 loạt tính năng cung cấp biên tập, chỉnh sửa tài liệu hữu ích, trong đó có Mail Merge. Hãy cùng Download.vn kiếm tìm hiểu ý nghĩa của tác dụng này nhé!

Mail Merge trong Microsoft Word là gì?

Nếu biết tiếng Anh, bạn dễ ợt nhận ra tác dụng của nó. Mail Merge là nhân tài trộn thư khá nổi bật của Microsoft Word. Nó rất là hữu ích, tuyệt nhất là khi bạn có nhu cầu gửi e-mail tới không ít người dân cùng lúc. Dựa vào đó, công việc biên soạn, gửi thư điện tử của các bạn sẽ không còn mất thời gian như trước nữa. Mail Merge sẽ tự động giúp bạn tạo ra nhiều bức thư gồm nội dung tựa như nhau nhằm gửi tới những người dân bạn muốn. Bản lĩnh này được thực hiện khá phổ cập trong doanh nghiệp.

Để sử dụng Mail Merge, bạn cần sẵn sàng nội dung cơ bản và nguồn tài liệu như sau:

Nguồn tài liệu là ngôn từ tùy biến chuyển giữa các bức thư, chẳng hạn như tên tổ chức, doanh nghiệp, add người nhận.Nội dung cơ phiên bản là phần giống nhau giữa các bức thư như câu chữ chính, phiếu ưu đãi, địa điểm tổ chức hội nghị

Khi bạn phối kết hợp hai văn bản này, Mail Merge vào Word sẽ giúp bạn tạo nên hàng loạt email để gửi đi cùng lúc. Thiệt tuyệt đề xuất không?

Cách sử dụng Mail Merge trong Word khá 1-1 giản. Mặc dù nhiên, thỉnh thoảng nó cũng phát sinh lỗi khi định hình số. Bạn không cần thiết phải quá lo lắng, dưới đây là cách định dạng số trong Mail Merge và khuyên bảo sửa lỗi liên quan.

Cách định dạng số trong Mail Merge

1. Lựa chọn trường, ví dụ về phong thái định dạng số tiền trong mail merge - Amount ở đoạn sau:

2. Nhấn + F9 để mở code của trường kia hoặc nhấn vào phải vào trường Mail Merge và lựa chọn Toggle Field Code. Các bạn sẽ thấy code thực mang đến trường đó thứ hạng như sau: MERGEFIELD Amount .

3. Sửa đổi trường bằng cách chèn code chuyển số vào thời gian cuối trường đó. Ví dụ: Để hiển thị định hình tiền tệ, thay đổi trường hiển thị bên dưới dạng MERGEFIELD Amount # $,0.00 .

4. Nhấn + F9 một lần nữa.

5. Đặt bé trỏ sinh sống vị trí bất kỳ và dìm phím F9 để update nó. Hoặc bấm chuột phải vào trường kia và lựa chọn Update Field.

6. Coi trước kết quả để chứng thực số hiển thị sinh sống định dạng bạn có nhu cầu thấy trong tài liệu. Ví dụ, số tiền đã hiện bên dưới dạng $1,000.00.

7. Chạy Mail Merge.

Đáng tiếc, việc cai quản tất cả công dụng của Mail Merge có thể khiến các bạn phải nhức đầu. Một trong những rắc rối của khả năng trộn thư là nó chẳng thể định dạng chuẩn chỉnh xác số trong bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán hàng trong Excel hiện nay 100 cơ mà sang Word, nó bất chợt dưng trở thành 99.99999999996!

Thật may, khắc phục và hạn chế lỗi này không khó. Thực tế, chúng ta có 3 cách xử lý lỗi format số khi sử dụng Mail Merge. Bạn cũng có thể chỉnh sửa bảng tính, tư liệu Mail-Merge hoặc thay đổi cách nhì file liên kết với nhau. Mang dù giải pháp này ít người biết đến nhưng nó hoàn toàn có thể là lựa chọn rất tốt - nước ngoài trừ bài toán không còn hỗ trợ cho Word 2016.

Lưu ý: Dù quá trình dưới trên đây được triển khai trên Office năm nhâm thìn nhưng nó vẫn vận dụng được trên các phiên bạn dạng Word và Excel khác.

Cách sửa lỗi định hình số khi dùng Mail Merge

1. Thực hiện Numeric Switch trong WordNumeric Switches đến trường trộn Mail-Merge2. Chỉnh sửa bảng tính ExcelCác code định dạng đến hàm TEXT của ExcelCẩn thận khi cách xử lý với hàm ROUND3. áp dụng DDE Link

1. Thực hiện Numeric Switch vào Word

Cách thứ nhất để Mail Merge format số từ Excel đúng là chỉnh sửa tư liệu Word. Vắt thể, bạn sẽ áp dụng mã định hình số mong muốn vào những trường trộn - Merge Field trong tệp tin Word. (Về cơ bạn dạng các trường trộn thông báo cho tư liệu Word biết cột nào trong bảng tính Excel chứa dữ liệu cần xử lý.) Để vận dụng định dạng cho một trường, chúng ta phải bao gồm một Numeric Switch (tên cũ là Picture Switch) vào ô code của trường đó.

Việc thứ nhất bạn yêu cầu làm là biết code ngôi trường thực tế. Mở tư liệu Mail Merge với click vào tab Mailings ở phía trên cửa sổ. Đảm bảo đang tắt nút Preview Results để bạn có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, bấm chuột phải vào một trong những ô Mail-Merge (ví dụ «Donation») và chọn Toggle Field Code. Các bạn sẽ thấy code mang lại trường đó, được xác minh bởi những dấu ngoặc nhọn, ví dụ: MERGEFIELD Donation . Giờ chỉnh sửa code trường này chỉ bằng cách chèn code numeric switch vào thời điểm cuối code như sau:

MERGEFIELD Donation # $#,##0.00

Phần mềm cung cấp sẵn các code ảnh. Dưới đấy là 4 ví dụ tương ứng với kết quả:

MERGEFIELD Cost # 00.00 01.00 MERGEFIELD Sales # $### $ 15 MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 $ 1,500.00 MERGEFIELD Date
"MMMM d" November 26

Như bạn thấy, code Numeric Switch đồng điệu với code định hình Excel, nước ngoài trừ việc trước số là # và ngày là
. (Lưu ý: sử dụng dấu trích dẫn vào code ngày nhưng không có trong code số). Để xem các code hơn, hãy cho tới bảng dưới hoặc truy cập trợ góp online mang lại numeric switch trong Microsoft Word.

Dưới đó là một số ví dụ cách các code ngôi trường số xử lý tài liệu trong cột Sales ở bảng tính Excel.

Numeric Switch mang đến trường trộn Mail-Merge

Thực tế, Word cùng Excel áp dụng cùng mã định dạng, vậy nguyên nhân chúng không sử dụng cùng anh tài Format? Ví dụ, nguyên nhân không sử dụng hàm MergeField như vậy này:

MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00")

Đây thực sự là do dự của không ít người dân và chắc rằng chỉ có Microsoft bắt đầu biết câu trả lời.

Lưu ý: ghi nhớ rằng khi chúng ta thêm hoặc biến hóa Numeric Switch, tác dụng sẽ không chỉ ra ngay lập tức. Các bạn phải update trường (click chuột phải vào nó vào lựa chọn Update Field), hoặc nhấp nút Mailings > Preview Results. Thỉnh thoảng, các bạn phải tái diễn 2 cho tới 3 lần làm việc này. Nếu bạn đang cần sử dụng Mail-Merge Wizard, bạn cũng có thể phải lùi lại một bước và trả tác nhằm xem tác động của những đổi khác vừa thực hiện.

Các Numeric Switch chuyển động tốt trong trường trộn nhưng quy trình sử dụng nó hơi nặng nề nhớ với dễ mắc lỗi. Nếu như khách hàng cũng thấy thế, hãy thử 1 trong những hai biện pháp tiếp theo.

2. Sửa đổi bảng tính Excel

Đây là cách giúp bạn tránh gặp phải lỗi format sai số khi sử dụng Mail Merge. Vào bảng tính Excel, chèn một cột chứa công thức biến đổi số hoặc ngày vào Excel sang định hình text bạn có nhu cầu hiện ở tài liệu Mail Merge.

Xem thêm: Giáo Viên Tiếng Anh Lập Kỷ Lục Marathon Thế Giới Chạy Marathon Được Thiết Lập

Để có tác dụng điều này, bạn phải sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó chất nhận được người dùng biến hóa số hoặc ngày sang format văn bạn dạng tương đương đúng chuẩn theo cách người dùng muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần phải biết các code định hình đó. Mặc dù những code này tương đồng với mã được sử dụng trong nhân tài định dạng Custom Number tuy vậy hiếm người dùng Excel biết đến sự tồn trên của chúng.

Mẹo: chúng ta nên định dạng các ô cất những bí quyết này theo những kiểu không giống nhau như in nghiêng hoặc bằng một vài màu kỳ lạ khác nhằm nhắc bạn rằng hồ hết số đó chỉ đối chọi thuần là văn bản. Ở phiên bản Excel cũ hơn, những số lượng này không thể được sử dụng trong phép tính. Ở Excel 2016, chúng ta cũng có thể dùng chúng trong rất nhiều công thức, ngoại trừ các hàm tổng như SUM cùng AVERAGE.

Ưu điểm của định dạng số với ngày như text là đoạn text đó được chuyển trường đoản cú Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc đều không cầm đổi.

Các code định dạng mang đến hàm TEXT của Excel

Dưới phía trên là tủ đồ các code thường dùng nhất ở mặt phải. Điều bắt buộc ghi nhớ rằng cả 0 với # gần như là những placeholder (dấu duy trì chỗ) cho những con số, cơ mà 0 sẽ buộc số 0 hiện ở vị trí trước tiên hoặc cuối cùng. # đã được sửa chữa bằng một vài nếu nó chưa hẳn số 0 tiên phong hoặc cuối cùng. Bởi vì đó, mã 00000 sẽ đảm bảo an toàn số 0 ngơi nghỉ đầu không biến thành cắt giảm khỏi những mã bưu năng lượng điện New Jersey.

Những code giành riêng cho số, ngày tháng với thời gian rất có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc format số tùy đổi thay (Custom) của Excel. Bên cạnh ra, bọn chúng cũng hoàn toàn có thể được dùng trong Numeric Switches sống Word Mail-Merge Field.

Lưu ý, bao gồm sự khác biệt nhỏ giữa phương pháp code vận động trong Excel và Word nghỉ ngơi Microsoft 2013. Trong Excel, chúng ta có thể sử dụng M hoặc m cho tháng với phút. Trong phần lớn trường hợp, Excel đủ thông minh nhằm biết ai đang nhắc đến đơn vị nào. Vậy nhưng, Word không khôn ngoan như vậy. Các bạn phải thực hiện chữ in hoa nhằm chỉ tháng. Kề bên đó, Excel cũng có một code xẻ sung, MMMMM, trả về độc nhất vô nhị một chữ viết tắt đến tháng (ví dụ: J, F, M, A, ).

Bổ sung một vài ba cột chứa hàm TEXT vào bảng tính là giải pháp sửa lỗi định hình số khi sử dụng Mail Merge đối kháng giản. Bạn chỉ việc nhớ rằng hầu hết ô này mặc dù trông như sẽ chứa những con số dẫu vậy không thể áp dụng hàm SUM cùng AVERAGE mang lại chúng. Nếu cần chuyển đổi chúng lịch sự dạng mốc giới hạn nữa, bạn chỉ cần dùng hàm VALUE.

Cẩn thận khi cách xử lý với hàm ROUND

Thay vì chưng hàm TEXT(), một số trong những người thích cần sử dụng hàm ROUND() để giảm bớt lượng số thập phân. Đúng như thương hiệu gọi, hàm ROUND() của Excel khoác định sẽ làm cho tròn số thập phân lên hoặc xuống nghỉ ngơi vị trí người tiêu dùng lựa chọn. Ưu điểm của bí quyết này là các con số làm cho tròn đó chưa phải văn phiên bản và vẫn hoàn toàn có thể được dùng để tính toán. Trong không ít trường hợp, dù hàm ROUND() đều hoạt động tốt với Mail Merge, nhưng bạn có thể muốn kị xa nó bởi những nguyên nhân sau:

Hàm ROUND ko giữ vết đô la hay dấu phẩy phân cách số hàng trăm trở lên.Hàm ROUND sẽ cắt bớt những số 0 ngơi nghỉ cuối.Hàm ROUND thỉnh thoảng khiến Mail Merge hiển thị sai số thập phân. Ví dụ, tư liệu Mail Merge hiển thị 4 địa chỉ số thập phân trong những lúc hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.

Ở một số trường hòa hợp hiếm gặp, hàm ROUND khiến Mail Merge hiện lệch lạc số một chút. Ví dụ, thay vày hiện 1.0014, Mail Merge lại hiện nay 1.0013.

3. Thực hiện DDE Link

Hai cách ở trên kha khá đơn giản, nhưng nếu có không ít trường đề xuất định dạng, chúng hoàn toàn có thể khiến chúng ta sớm thoái chí bởi rất cần phải nhớ mã định dạng cùng dù mã tương tự nhau tuy nhiên chúng hoàn toàn có thể được dùng theo rất nhiều cách thức khác nhau.

Một phương án nhẹ nhàng, thuận lợi là link Word với workbook Excel qua DDE (Dynamic Data Exchange), giỏi hơn việc thực hiện quá trình liên kết cố định và thắt chặt thông thường. Nghe bao gồm vẻ phức hợp nhưng nếu khách hàng đã nhuần nhuyễn Mail Merge, DDE chỉ cần chuyện nhỏ. Nó là quá trình hai bước đối kháng giản. Bước đầu tiên, bạn chỉ cần bật Word nhằm mở file qua DDE. Quá trình này chỉ cần thực hiện một lần nhưng thôi.

Office 2016 có cung ứng DDE? Dynamic Data Exchange là technology cũ. Có lúc nó chạy ổn tuy vậy cũng có lúc không có chức năng gì vào Office 2016. Chúng ta nên mở nguồn tài liệu Excel trước khi truy cập nó từ bỏ Word. Thường thì với những nguồn tài liệu Excel, chúng ta phải bắt đầu nhập tài liệu từ bậc nhất tiên của bảng tính. Nếu đầy đủ kiên nhẫn, chúng ta có thể dùng DDE trong Office 2016).

Để tùy chỉnh Word 2013 cho links DDE, hãy thực hiện những bước sau:

Click File > Options.Nhấp tab Advanced sống phía bên trái và cuộn xuống mục General.Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

Từ giờ đồng hồ trở đi, các bạn không lúc nào phải làm cho lại những thao tác làm việc trên. Lúc này, chúng ta cũng có thể mở phiên bản sao Word dưới nhiều định dạng và băng thông khác nhau, bao hàm IDE. Ảnh hưởng tốt nhất là các lần mở file chưa hẳn Word, chương trình sẽ mang lại bạn chuyển đổi lựa chọn.

Bước sản phẩm hai và sau cuối là lựa chọn nguồn dữ liệu cho quy trình Mail Merge (ở bước 3 của Mail Merge Wizard trong Word hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings). Giờ đồng hồ bạn chỉ cần thực hiện tại thêm 3 click chuột.

Sau khi vẫn chọn dữ liệu muốn sử dụng, một vỏ hộp thoại Confirm Data Source mới sẽ hiện tại ra.Loại liên kết mặc định là OLE, nhưng không phải liên kết bạn muốn.Trong vỏ hộp thoại Confirm Data Source, click vào ô Show all.Trong list loại file mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Sử dụng tùy chọn này trong cả khi đang dùng định dạng tệp tin Excel bắt đầu hơn: *.xlsx.)Nếu được yêu thương cầu, hãy xác thực rằng ai đang chọn Entire Spreadsheet.

Nếu đã chọn bảng tính đến tài liệu Word, chúng ta có thể phải lựa chọn lại nó cơ mà lần này qua links DDE. Cầm là xong! trường đoản cú giờ, format Excel của bạn sẽ được áp dụng đúng đắn trên những tài liệu Word Mail Merge với bạn chỉ cần nhớ đặt dữ liệu muốn đúng theo nhất bên trong bảng tính đầu tiên của workbook Excel.

Trên đó là cách sửa lỗi format số vào Mail Merge. Hy vọng chúng có lợi với những bạn. Nếu tất cả cách nào khác, chớ ngại share với shop chúng tôi nhé.